Necessità
Il cliente aveva la necessità di impostare il processo di fast closing e creare un modello di controllo costi per confrontare quanto fatturato dal fornitore e i costi dei sistemi.
Obiettivo
Gestire le chiusure periodiche in tempi stretti, cercando di massimizzare la qualità del dato e la velocità di elaborazione.
Il cliente ha uno strumento di raccolta dei costi per ogni oggetto da valorizzare. Riceve dal fornitore il dettaglio delle fatture con evidenza dei costi per singolo oggetto. È necessario confrontare costi di competenza, fatture ricevute per determinare ratei o risconti di chiusura. Il management aveva richiesto di avere dati più tempestivi e analisi su eventuali anomalie.
Soluzione
- Abbiamo analizzato il processo e intervistato le diverse aree aziendali per comprendere il flusso dei dati e l’utilizzo degli stessi.
- Abbiamo proposto un flusso e calendarizzato le attività.
- Abbiamo creato delle macro e semplici tool per aggregare i dati dei costi e delle fatture per permettere il confronto ed evidenziare anomalie.
- Abbiamo sensibilizzato gli utenti non amministrativi, formandoli sui principali aspetti economici ed impatti sulla chiusura dei dati prodotti ed eventuali ritardi.
Risultati
Ora il processo è gestito senza ritardi.
L’analisi ha evidenziato delle anomalie e ha permesso di porre in essere dei fattori correttivi nel calcolo dei costi, nelle tempistiche di aggiornamento dei sistemi gestionali. I costi per competenza sono giustificati e i ratei e risconti hanno la corretta documentazione a supporto. Sono stati rivisti i ratei aperti (classificati in base all’aging), cancellando quelli che risultavano eccedenti rispetto a quanto effettivamente dovuto.
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