All’interno delle aziende ci sono molteplici fattori che potenzialmente sono da analizzare. Ogni fattore deve essere espresso in maniera chiara attraverso i report ad hoc; i sistemi informativi devono essere predisposti affinché sia possibile estrarre tutte le informazioni necessarie alle analisi. E’ , quindi, molto importante definire quali sono i report da elaborare e con quale periodicità.
Set di report
Il management deve decidere quali tipologie di fatti aziendali vuole monitorare e con quale periodicità.
A parte alcuni vincoli dettati da adempimenti istituzionali (per le aziende quotate in borsa, ad esempio), il management può decidere di predisporre chiusure mensili, trimestrali e così via per analizzare i consuntivi.
I report devono essere chiari; spesso è consigliabile dare un primo report di sintesi dell’evento per poi fornire maggiori dettagli in approfondimenti successivi: chi deve analizzare un evento deve prima avere una over-view della situazione prima di addentrarsi in dettagli specifici.
Possiamo avere una reportistica light mensile ed una più dettagliata, ad esempio ogni trimestre. Oppure una sintesi del conto economico ogni mese e il dettaglio per centro di costo ogni trimestre (a meno di variazioni che rendano necessarie indagini più ravvicinate); inoltre mensilmente possono essere rappresentate le principali voci dello stato patrimoniale mentre ogni trimestre tutta la patrimoniale con dettagli maggiori.
Possiamo immaginare delle informazioni flash ad inizio mese (avere il flash dei saldi di banca il 2° Working Day) e dettagli più elaborati dopo qualche giorno (la situazione fonte-impieghi, indebitamento totale eccetera il 10° WD). Ogni report deve essere pensato in maniera funzionale per chi lo produce e chi lo esamina. Non tutti i report devono avere la stessa periodicità o scadenza.
I REPORT DOVRANNO CONTEMPLARE:
- conto economico (per commesse, centri di costi, divisione, direzione…)
- analisi commerciali (ordini entrati nel periodo, ordinato, pipeline…)
- rendiconti finanziari (indebitamento, disponibilità finanziarie…)
- situazioni di HR (efficienza, produttività, analisi costo lavoro)
- Stato patrimoniale
Tempestività
Qualunque sia la periodicità, un fattore fondamentale è che i dati elaborati dal controllo di gestione devono essere tempestivi. Avere i consuntivi di marzo a fine maggio vanifica in parte lo sforzo fatto per l’analisi, inoltre eventuali fattori correttivi che avrebbero potuto essere adottati per correggere eventuali devianze vengono considerati molto in ritardo. soprattutto in periodi così dinamici
Condivisione e coerenza
I report devono essere condivisi con chi li utilizza. Spesso il controller funge da collettore di informazioni all’interno della struttura produttiva alla quale esporta le direttive del management e deve assicurarsi che ogni singolo elemento (centro-commessa) utilizzi le stesse logiche durante la predisposizione del budget ed analisi dei consuntivi. I report devono essere COERENTI. Deve essere chiaro quali dettagli vengono inclusi in ciascuna voce. Sia all’interno di una società, ancor più quando si tratta di consolidato.
Il reporting consolidato spesso risulta ancora più delicato sotto questo punto di vista: talvolta le singole società interpretano la reportistica in base alle linee aggregazioni di riferimento del paese in cui si trovano. La reportistica gestionale deve essere slegata da quella civilistica e fiscale del singolo Paese e deve essere uniforme. Se la voce “costi HW e SW” deve contenere solo i beni acquistati per rivendita e non i piccoli accessori ad uso interno, è indispensabile che tale regola venga seguita in tutte le singole società per non falsare analisi che vengono fatte a livello di HQ.
E’ inutile elaborare dei consuntivi se non si ha il tempo di fare delle specifiche analisi e confronti. Il numero di consuntivi ideale per una azienda è quello che permette al management di fare analisi e verifiche e prendere decisioni correttive in tempi rapidi.